芦屋市PTA協議会 個人情報取扱規則
(目的)
第1条 芦屋市PTA協議会(以下、「本会」という。)が保有する個人情報の適正な取り扱いと活動の円滑な運営を図るため、個人の権利・利益を保護することを目的に、本会役員名簿及びその他の個人情報データベース(以下、「個人情報データベース」という。)の取扱いについて定めるものとする。
(責務)
第2条 本会は個人情報保護に関する法令を遵守するとともに、本会活動において個人情報の保護に努めるものとする。
(管理者)
第3条 本会における個人データベースの管理者は、本会会長とする。
(取扱者)
第4条 本会における個人データベースの取扱者は、本会役員とする。
(秘密保持義務)
第5条 個人情報データベースの管理者・取扱者は、職務上知ることができた個人情報をみだりに他人に知らせ、または不当な目的に使用してはならない。その職を退いた後も同様とする。
(収集方法)
第6条 本会は、個人情報を収集するときは、あらかじめその個人情報の利用目的を決め、本人に明示する。なお、要配慮個人情報などを収集する場合は、あらかじめ本人の同意を得る。
(利用)
第7条 取得した個人情報は、下記の目的のために使用する
(1)会費集金、管理、その他の文書の配布および送付
(2)会員名簿、役員名簿、委員会名簿等の作成および役員名簿の配布
(利用目的による制限)
第8条 本会はあらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を越えて、個人情報を取り扱ってはならない。
(管理)
第9条 個人情報は、管理者又は取扱者が適正に保管する。
2 不要となった個人情報は管理者立会いのもとで、適正かつ速やかに廃棄するものとする。
(保管及び持ち出し等)
第10条 個人情報データベース、個人データを取り扱う電子機器東についてはウイルス対策ソフトを入れるなど適切な状態で保管することとする。また持ち出す場合は、電子メールの送付も含め、ファイルにパスワードをかけるなど適切に行うこととする。
(第三者提供の制限)
第11条 個人情報は下記に挙げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に提供してはならない。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命 身体又は財産の保護のために必要な場合
(3) 公衆衛生の向上又は自動の健全育成の推進に必要がある場合
(4) 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
(第三者提供に係る記録の作成等)
第12条 個人情報を第三者(第11条第1号から第4号の場合及び県、市役所を除く)に提供したときは、次の項目について記録を作成し保管する。
(1) 第三者の氏名
(2) 提供する対象者の氏名
(3) 提供する情報の項目
(4) 対象者の同意を得ている旨
(第三者提供を受ける際の確認等)
第13条 第三者(第11条第1号から第4号の場合及び県、市役所を除く)から個人情報の提供を受けるときは 次の項目について記録を作成し保管する。
(1) 第三者の氏名
(2) 第三者力個人情報を取得した経緯
(3) 提供を受ける対象者の氏名
(4) 掲共を受ける情報の項目
(5) 対象者の同意を得ている旨(事業者でない個人から提供を受ける場合は記録不要)
(情報開示等)
第14条 本会は、本人から、個人情報の開示、利用停止、追加、削除を求められたときは、法令に沿ってこれに応じる。
(漏えい時等の対応)
第15条 個人情報データベースを漏えい等(紛失含む)したおそれがあることを把握した場合は、直ちに管理者に報告する。
(研修)
第16条 本会は本会の役員および理事に対して、定期的に、個人データの取扱いに関する留意事項について、研修を実施
するものとする。
(苦情の処理)
第17条 本会は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。
(改正)
第18条 本会の「芦屋市PTA艤義会 個人情報取扱規則」は理事会において改正する。
附 則
本規則は、平成30年5月18日より施行する。